E-posta kutusunu yönetmenin 7 yolu
İş dünyasında iş stersi ve çalışma arkadaşlarıyla yaşanan sıkıntılar dışında teknolojinin gelişmesinin bize yüklediği sorumluluk ve zorunluluklar bulunuyor. Bunlardan biri de e-postalara yanıt vermek.
E-posta dediğiniz, pijamayla ayak uzatıp TV karşısında mandalina soyar durumdayken habersiz misafirliğe gelen akraba gibi bir şey. Rahat, sonu gelmez ve vazgeçilmez. Her koşul ve her yerde alıcısına ulaşan bir unsurdan söz ediyorum. "Tuvalete girdi, en azından çıkana kadar gelmeyeyim" gibi bir zerafetten bahsedemiyoruz e-posta dünyasında.
Ancak e-postaların bizi yönettiği bir iş hayatından sıyrılmak, bu harika aracın verimliliği öldürmediği bir dünya yaratmak mümkün. Nasıl mı?
İşte Hürriyet gazetesinden Patrick Özdemiroğlu’nun derlemesiyle e-posta kabusunu yönetmenin 7 yolu:
1. Sürekli açık tutmayın: Gün boyunca gelen e-postalar odağınızı bozabilir. Posta kutusunu kontrol edeceğiniz aralıklar belirleyin, dışında kalan zamanlar için "X saate kadar e-postalarımı kontrol edemeyeceğim. Acil durumlar için X numaradan ulaşabilirsiniz" benzeri bir otomatik mesaj yaratarak krizleri önlemeniz mümkün.
2. Yarının işini bugün yapın: 'Düşünüyorum öyleyse yarın' mottosu e-posta yönetimi için kıyamet anlamına gelebilir. Posta kutusuna düşen mesaja okuduktan hemen sonra yanıt vermek çok önemli.
3. Kategorize edin: Önce gelen gereksiz olanları silin. Kalanları da doğru şekilde klasörlemeniz, arama dostu şekilde işaretlemeniz size vakit kazandıracaktır. Hızlıca bulduğunuz eski bir e-posta bir gün hayatınızı kurtaracak.
4. Spam'a atın: Promosyon postalarının aboneliğini bırakın, sürekli sildiğiniz mesajları üşenmeden spam olarak işaretleyin.
5. Yanıtların ucunu açık bırakmayın: E-posta pinponu oynamak istemiyorsanız, gelen mesaja açık bir nokta bırakmayacak şekilde cevap verin.
6. Uzun e-postalardan kaçının: Destansı bir e-posta göndermek için tükettiğiniz enerjiyi roman yazmak için kullanmanızda fayda bulunuyor. En azından birileri romanı okuyacaktır, e-posta için aynısını söyleyemiyoruz.
7. Daha az e-posta gönderin: Gönder butonuna her tıklayış verimliliğe karşı bir isyandır. Yüzyüze kısa sürede çözebileceğiniz bir sorunu (CC'de konuşlanan yöneticilerin önünde) sonu gelmeyen e-posta gösterisine çevirmeyin.