Toplantı: Çalışmamanın Başlıca Yolu

Farklı kariyerlerdeki pek çok insan, kendini, pazartesiyi atlatıp, cumayı beklemek arasında bir yerlere hapsolmuş gibi hissetmemek uğruna, binbir özel çabayla, pozitif enerji gurusu haline dönüşme gayretinde.  İş yaşamının en çok zaman alan etkinliklerinden biriyse toplantılar...Yerinde, zamanında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar işin vazgeçilmez bir parçası...Verimli toplantılar, organizasyonda birliktelik duygusunu ve iş doyumunu güçlendirmek gibi uzun vadeli bir yararın yanı sıra, hiç kuşkusuz, katılımcıların konulara farklı  açılardan yaklaşımları ve yaratıcı önerileriyle, en iyi çözümlerin üretilebilmesini kolaylaştırır. Ne var ki, işte sık sık karşılaştığımız bir başka durum, gereğinden uzun süren; bazen yapılması bile tümüyle gereksiz olan toplantılardır. Bu türden olanları da, çokluk, insana, uğruna toplanılan şey dışında, binlerce başka şeyi düşündürtür! Sık aralıklarla yapılan, temcit pilavı kıvamındaki toplantılar ise, insana, daha önce, bir yığın uzun tartışmalar sonucu alınmış kararları uygulamaya koyma zamanını bile bırakmaz.  Katılır mısınız bilmiyorum, ama ben bu tip verimsiz toplantılardan hoşlanmak bir yana, bunları adeta iç karartan bir karabasan gibi görürüm hep. Emin olun ki, bu konuyla ilgili ahkam kesecek kadar fazla sayıda toplantıya girmiş çıkmışımdır. Dolayısıyla, tecrübeyle sabit olarak iş hayatının en sevimsiz, en çekilmez yönünün,  gereksiz toplantılar olduğunu söyleyebilirim! Burada, herkesin düşünce ve nitelikli bilgi sahibi olduğu bir konu üstüne, görüş paylaşmak, özgün ve yaratıcı yeni düşünceler geliştirmek amacıyla gerçekleştirilen, üretimi bol "beyin fırtınası" seanslarını ya da konusu nedeniyle ilginizi çekip gönüllü katıldığınız, gönüllü katılmasanız da keyif aldığınız iletişim/satış semineri vb aktiviteleri tümüyle yukarıda söz ettiğim toplantı sınıflandırmasının dışında tutuyorum.  Sözünü ettiğim fuzuli toplantılar bambaşka… Hani iş yerinde ilgisiz 3-5 bölümden birilerinin zorla bir araya gelip bir odaya kapandığı, dünyayı kurtarma tripleri içinde gereksiz bir dolu zaman, emek, kahve ve elektrik harcayıp sıfıra yakın üretimle odadan çıktığı toplantılar...Hele de bu toplantılarda “klasik toplantı insanları”ndan en azından biri ya da birkaçı varsa, ki hep olurlar, seyreyleyin Çin işkencesini! ***Hepimizin karşısına, farklı örnekler ve farklı kombinasyonlarla çıkabilen bu tiplemeler, insana bir toplantıyı değil, iş hayatını da, toptan, zehir edebilirler!Gelelim bu tiplere…Hevesli Kuzular: Her konuya atlayıp, tüm yorumlarını yapmayı ödev bilir, ağızlarını monologdan kapatamazken, bu sırada “dinlemek” adı verilen ve büyük Allah’ın bize bahşettiği iki kulak yoluyla yapılası o güzel aktiviteyi hiç mi hiç sallamazlar. Soru soran ancak yanıtıyla hiç ilgilenmeyen sevimsizler de genellikle bu gruptan çıkar. Şov Adamları: Bazı yöneticilerde ne yazık ki sıklıkla ratlanan, “toplantı sendromu rahatsızlığı” muzdaribidirler. Öyle ki bu tip üst yöneticiler, orta kademe yöneticileri ve çalışanları bir araya toplayıp, kendilerinin ne kadar akıllı, vizyon sahibi ve iyi bir yönetici olduğunu uzuuuun örneklerle göstermeyi pek severler. Bu türden, tek kişilik  “TRT radyosu akşam piyesi” toplantılarında genellikle hiçbir çözüm de üretilmez. Ağdalı Cümle Kurucuları:  Önce, sazı kapıp, her lafı uzatıp, ağdalı binbir tümceyle, aralıksız konuşan ve dinleyenlere baygınlık geçirten, sonra da toplantının  sonuna kadar, bir daha zinhar  ağzını bıçak açmaz türünden dengesizlerdendir. Hele bu ağdacılar,  bir de, kendilerini çok iyi düzeyde konuşur sandıkları, ancak ortalamanın bile çok, çok altında olan İngilizceleriyle kalkışırlarsa bu uzun cümleleri paralamaya, oooffff ki oooffff bitmez o cümle bitmez! Ne giriş, ne gelişme, ne de sonuç hak getire! Nokta mokta bile yoktur, inanın. Çaresiz susup, önünüze bakarsınız  “Allahım nedir günahım” duygusuyla, öylece.Kurabiye Canavarları: Toplantıya katılmadaki ana amaçları,  yalnızca,  ortaya konmuş lezzetsiz kurabiyeleri kahvelerine katık etmek olan; odayı hışırtılara boğup, ortalığa kırıntılar  saça saça insanı hasta eden; bunun dışında da varlıklarıyla yoklukları bir,  zararsız tiplerdir.Stand-Up’çılar: Büyük ihtimalle ofisin her köşesini sahne edindikleri üzere, toplantı odasını da sirke çevirmeye gelmiş, esprilerinden, eğer çok şanslı gününüzdeyseniz ancak onundan ikisi komik olan, üstünüze afiyet, deyim yerindeyse her moka maydonoz “komikimsi”lerdir. Başlıca zararları, mazallah zaten besbelli uzun olacak  toplantı süresini daha da uzatmaktır.  Yine de komikimsiler, dizüstü bilgisayarı veya Blackberry’si eline Japon yapıştırıcıyla tutturulmuş görünen, asık suratlı, nobran, sürekli yerli yersiz sorular soran ve negatif enerji yüklü Üstünzeka Hüdaverdi ile Hım-Hım Necmi karışımlarına, kesinlikle tercih edilirler! Bütün bunlar arasında geçen, (ya da toplantı sırasında gözlemlendiği üzere geçmeden sabit duran) zaman da en önemli faktördür. Zira 30-40 dakikalık kısa sunumlar, 15 dakikalık soru cevap bölümleri başarılı, 1 saat de gayet mantıklı bir toplantı süresi olabilir. Konunun az buçuk ilgi çekici oluşuyla da doğru orantılı olarak bu süre su gibi de akıp gidebilir. Ama 3 saatlik bir toplantı, Ölümsüzlüğün Sırrı'nı açıklıyor bile olsalar, yine de hiç mi hiç çekilmez! ***Malum, zaman yönetimi, zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlayan pek yararlı bir olgudur. Zaman yönetiminin iş ortamındaki en büyük düşmanıysa, sözünü ettiğimiz verimsiz toplantılardır. Öyle ki bu çok yaygın konuda, zaman yönetimi uzmanları çeşitli çözümler üretmeye başlamışlar.  Örneğin, dünyaca ünlü, Kanada’lı zaman yönetimi uzmanı Harold Taylor, tüm büyük şirketlerde her hafta bir günün, “Toplantısız Gün” ilan edilmesini, böylece tüm çalışanların, o gün toplantı olmayacağını bilmenin gönül rahatlığıyla, ellerindeki işlere yoğunlaşabilmesini önermiş. Benzer şekilde, Türk ve yabancı birçok şirkette de, “doğru toplantı kuralları” oluşturulup, posterler halinde toplantı odalarına asılıyor. Ne diyeyim, gereksiz toplantılardan uzak, keyifli cumartesiler olsun!..